Skal prosjekter kunne bidra til de ønskede verdier som er tiltenkt, må «flammen holdes vedlike». Er du prosjektleder for et prosjekt som strekker seg over en viss tid, vil du sannsynlig merke at deler av omgivelsene, og kanskje også noen av teammedlemmene mister litt gløden for prosjektet. Det er naturlig, spesielt om det ikke er hendelser, endringer eller spesielle ting som skjer i prosjektet. I betydningen at enten brukere, kunder eller andre blir direkte berørt av prosjektets progresjon og delleveranser.

Få oppmerksomhet som gir engasjement

Vi har som mennesker og medarbeidere begrenset kapasitet, og det er stor kamp om oppmerksomheten. Er prosjektet et omorganiserings- eller fusjonsprosjekt er det begrenset hvor mye omgivelsene, men også de berørte ansatte, vil interessere seg for prosjektet dersom det ikke er spesielle begivenheter som skjer. Som prosjektleder er det viktig at du er oppmerksom på dette. Du kan ikke forvente at alle vil ha det samme brennende engasjementet for prosjektet som du har. Men hva betyr dette for deg som prosjektleder og hvordan kan du håndtere dette?

Det vil være et mangfold av tiltak du som prosjektleder kan gjøre, og det vil selvsagt avhenge av hva slags type prosjekt du er prosjektleder for. Prosjekteier vil som oftest være den som har både ansvar og herredømme over hvordan prosjektet skal utformes og gjennomføres. Men som prosjektleder vil du ofte kunne være i posisjon til å påvirke hvordan prosjektet innrettes og derved hvordan dere kan sørge for at prosjektene holdes varme blant de involverte. Her er noen momenter det kan være verdt å reflektere over, og vurdere om kan være aktuelt for ditt prosjekt:

Kommunikasjonsplan

Her viser vi til tipset vi kommer med i «Prosjektveilederen»:

«Som prosjektleder er du den som har best oversikt over helheten, og du bør derfor sørge for at dere utarbeider en kommunikasjonsplan for prosjektet. Det bør du gjøre i oppstarten av prosjektet og planen bør avklares med prosjekteier. Hensikten med en kommunikasjonsplan er å tydeliggjøre viktigheten av og ansvaret for kommunikasjon i prosjektet, slik at interessentene skal være informert om prosjektets utvikling.

Kommunikasjonsplanen kan utformes på grunnlag av interessentanalysen. I tillegg kan en kommunikasjonsplan bidra til å tydeliggjøre både ansvar og sentrale prinsipper for informasjonsflyt internt i prosjektorganisasjonen. Se «verktøy og maler» for mer detaljer om kommunikasjonsplan».

Involvering

Skal prosjektet lykkes må de som er sterkest berørte av prosjektet involveres. Er det eksempelvis et endringsprosjekt, type omorganisering eller nye rutiner i en organisasjon, er det helt essensielt at de som blir direkte berørt av endringen involveres.  Det kan gjøres gjennom organiseringen, i form av referansegrupper eller andre måter, og gjennom ovennevnte kommunikasjonsplan. Det er avgjørende at brukerne er involvert i selve prosjektprosessen, og ikke først blir involvert etter selve prosjektperioden, da selve endringen skal starte. Det handler blant annet om en «psykologisk kontrakt», og er noe forskerne Therese Sverdrup og Tom G. Olsen skriver om i Magma.

Delleveranser

Skal engasjementet og interessen til brukere og andre involverte holdes varmt, vil prosjekter ofte være avhengig av å komme med endringer og løsninger som kan tas i bruk før hele sluttproduktet er ferdig. Altså at det kommer delleveranser underveis, og ikke bare en stor sluttleveranse. Her har smidig gjennomføring, eller agile metoder, vært sentralt med tanke på å sette prosjekter i stand til dette. Det sentrale med smidige gjennomføringsstrategier er nettopp å ha brukeren i sentrum og komme med delleveranser underveis. Mer om smidig gjennomføring skriver vi om gjennomgående i Prosjektveilederen, men særlig i kapittel 6 som omhandler klargjøring og styringsrammer.

Fortelle om seire og overvunne hindringer

En forlengelse av delleveranser og som et ledd i kommunikasjonsplanen, er å formidle til brukere og involverte hva prosjektet har fått til. Når en delleveranse tas i bruk og fungerer, så er det viktig å formidle og feire det. Har dere i prosjektet nådd milepæler og kommet over hindre, så kan det være fint å feire det gjennom en eller annen passende markering, og ikke minst formidle det. Det skaper en positiv atmosfære og det kan bidra til at brukere og andre involverte vil ha tro på prosjektet.

Tenk på hva som folk er opptatt av, ikke overlesse med detaljer

Når dere skal formidle gjennom både i henhold til kommunikasjonsplan og på andre, måter så sett dere inn i mottakerens situasjon. I prosjektteamet sitter dere gjerne med svært god oversikt og detaljkunnskaper som er sentralt i prosjektet. Men det er ikke sikkert at brukerne er like interessert i alle detaljer. Derfor gjelder også her og være bevisst på hva som formidles og hvordan det det formidles. Sett deg inn i brukerens perspektiv og situasjon og tenk på hva som kan være interessant og relevant å få informasjon om. Altså forhold dere til begrepsparet «nødvendig og tilstrekkelig».

Få de nysgjerrige

En forlengelse av kommunikasjonsplan, involvering og formidling, er å innrette det som kommuniseres på en slik måte at brukerne får lyst til å finne mer ut av det som formidles. Altså ikke bare motta en epost, ta imot informasjon på et fellesmøte, eller på annen måte være passiv mottaker. Stimuler til involvering og engasjement gjennom å komme med både litt pirrende formidling av det som skal kommuniseres, for eksempel å framstille det på en morsom, leken, spørrende måte. En annen tilnærming går på åpenhet og tilgang til prosjektets arbeid.

For eksempel er det ikke uvanlig at en i prosjekter hvor en jobber etter en mer smidig tilnærming – enten det er LEAN, Scrum, Kanban eller annet – har egne åpne prosjektrom med tavler og lapper og annet. Det vil kunne bidra til at de som er i nærheten ser at mye skjer, at det er engasjement i prosjektteamet og at det framgang. Digitale åpne prosjektstyringsverktøy hvor brukerne kan finne informasjon og følge progresjon kan også bidra til nysgjerrigheten, som igjen kan stimulere til engasjement og involvering.

Teamet ditt

Nå er ikke din rolle som prosjektleder knyttet til det å lede teamet ditt nevnt. Altså hvordan du.. Det er selvsagt også avgjørende for hvorvidt prosjektet kan lykkes. Det kan vi komme tilbake til.

Har du tips?

Dette var altså bare noen få momenter knyttet til hvordan du som prosjektleder kan bidra til å holde interessen for prosjektet varmt, og derved øke mulighetene for prosjektsuksess. Du finner mer om det i Prosjektveilederen, men kanskje du har noen tips også? I så fall, ta kontakt, enten direkte via Facebook eller LinkedIn, eller kontakt gjennom nettsiden, eventuelt epost eller telefon. Håper å høre fra deg.

/Torgeir

PS: Endelig skjer det litt i dette «prosjektet» også. Altså at det formidles stoff og stimulerer til kommunikasjon her på disse sidene. Skal prøve å holde siden mer levende, men tar gjerne imot tips og råd fra deg om hva og hvordan.