Verden er kompleks og vi må forholde oss til den. I prosjekter er kompleksitet også framtredende. Da kan enkle regler være til hjelp. Men hvordan kan vi få dette til å fungere slik at vi også tar gode beslutninger?

Prosjekter opererer i et landskap preget av usikkerhet, endring, mange interessenter og stor grad av kompleksitet i alle prosjektets faser. Beslutninger knyttet til hvorvidt en oppdragsgiver skal igangsettes eller ikke, er en slik essensiell beslutning. Utover i prosjektet må prosjektleder og  prosjekteier måtte ta stilling til en rekke små og store beslutninger. Når prosjekter inneholder så mange usikkerhetsmomenter og ikke minst så mange komplekse forhold, så vil det kunne være vanskelig å ta gode beslutninger. De to amerikanske professorene Kathleen Eisenhardt og Donald Sull i sin bok «Simple Rules – How to Thrive in a Complex World«, argumenterer godt for at vi gjerne kan legge til grunn enkle beslutningsregler også på komplekse beslutningssituasjoner. De er eksperter innen blant annet strategi og beslutninger og har studert hvordan organisasjoner og personer kan utvikle verktøy for å oppnå målsetninger og forholde seg til kompleksitet på en håndterbar måte.

Når en virksomhet for eksempel står i den situasjon at de skal ta stilling til om de skal starte opp et prosjekt eller ikke, kan de ha utviklet noen enkle regler som de tar stilling til i beslutningsprosessen. Akkurat som når Sentralbanken i USA tar beslutninger knyttet til økonomiske tiltak, kan en virksomhet utvikle noen enkle beslutningsregler. Eisenhardt og Sull opererer med ulike typer regler som «stoppregler», «prioriteringsregler» og annet for å systematisere beslutningsgrunnlaget. Da blir slike «enkle regler» veiledninger og ikke oppskrifter og de er etablert og utviklet på grunnlag av en bevisst prosess.

For eksempel kan en tenke seg at en virksomhet i vurderingen knyttet til hvorvidt et prosjektet skal igangsettes eller ikke, kan ha noen enkle regler som styrer beslutningen. Noen slike kan være:

1. a) Er dette samsvar med virksomhetens strategi?
2. b) Vil dette potensielt forbedre for situasjon på sikt, i tilfelle hvordan?
3. c) Har vi kompetanse og kapasitet til å starte prosjektet nå?

Osv.

Momentene ovenfor er også noe vi i boken «Verdiskapende prosjektledelse» tar for oss når vi har definering og klargjøring av prosjekt som tema.

Slike enkle regler kan også brukes av prosjektleder utover i prosjektet, når for eksempel endringer og utvidelser skal tas stilling til. I det hele tatt er det mye å hente på å utvikle «enkle regler». Eisenhardt og Sull er også opptatt av å understreke både at det krever stor bevissthet å utvikle gode enkle regler, og man må være forberedt på å endre og tilpasse de. Også på mer operativt og også personlig nivå kan enkle regler være til nytte i komplekse situasjoner. Som eksempel starter de boken med prioriteringer som helsepersonell må gjøre når de skal velge pasienter og skader etter en krigssituasjon på slagmarken med mange sårede. I det hele tatt er de flinke til å bruke gode eksempler for å argumentere for bruk av enkle regler, samtidig som de understeker at enkle regler ikke nødvendigvis er enkle å lage. Noe å tenke på for ditt prosjekt? Les gjerne boken fra 2015 (eller gjør som Torgeir, hør den på lydbok men du jogger).